Assistant de direction en alternance H/F

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Societe ESCCOM NICE et CANNES

Lieu 6000 NICE - Alpes-Maritimes

Contrat Alternance Temps plein

Description du poste

Secteur de la formation Nature du poste La secrétaire est rattachée à la Direction et aux responsables pédagogiques. MISSIONS Vous assurez et recherchez la meilleure efficacité du fonctionnement administratif pour le secrétariat. RESPONSABILITES Vous assurez l'ensemble du traitement administratif des dossiers des stagiaires entre la structure et les différentes institutions, et en rendez compte en interne. Vous veillez, lorsque vous êtes désignée comme référent de la gestion administrative d'une action de formation, à actualiser tous les documents afférents à cette formation, conformément aux procédures arrêtées, et à les présenter à toute personne ayant à en connaître. Vous veillez à une prompte et précise réponse, écrite ou téléphonique, vous tenez un fichier des demandes directes reçues par mail pour en assurer la traçabilité et le suivi. PRINCIPALES TACHES ET ATTRIBUTIONS Vous fonctionnez dans le respect de l'ensemble des procédures existantes en liaison permanente avec l'assistante de Direction. * Dans le cadre du suivi administratif des formations. vous effectuez les tâches suivantes : Préinscription • Avec chaque responsable pédagogique de filière si nécessaire, et en particulier avec celui de la filière où vous êtes affectée, vous assurez les prises de rendez-vous et les convocations aux entretiens de sélection. Montage du dossier • Vous vérifiez le contenu du dossier, et contrôlez la présence de toutes les pièces et documents requis. • Vous alimentez le dossier des candidats stagiaires de la Région des pièces administratives nécessaires pour leur présentation aux Commissions d'Admission Formation (CAF). • Vous effectuez un devis et vous définissez un mode de financement. • En fonction du financement, vous effectuez le montage du dossier. • Vous établissez un contrat et vous remettez les pièces nécessaires aux stagiaires et aux entreprises. Durant la formation * Vous récoltez et traitez les feuilles de présence remplies par les stagiaires et les formateurs et vous les comparez. "' Vous alimentez la base de gestion « 40 » et le suivi par extranet avec la Région et le Pôle Emploi. "' En collaboration avec le responsable pédagogique concerné, vous traitez les attentes, demandes ou réclamations des stagiaires et des formateurs. * Vous alimentez le dossier des stagiaires des pièces administratives nécessaires au passage de l'examen. Modules individuels de formation * En collaboration avec le responsable pédagogique concerné, vous planifiez les actions et mettez en oeuvre le recrutement. * Vous répondez aux demandes d'inscription. * Vous effectuez et adressez les devis, programmes, contrats et factures. " Vous affectez les stagiaires à une session et relancez les stagiaires mis en attente. .. Vous transmettez les paiements individuels et les états de règlement à la personne en charge de la comptabilité. "' En collaboration avec les responsables, vous alimentez si nécessaire la grille de compétences des formateurs. * Dans le cadre du pool secrétariat. vous effectuerez les tâches suivantes : " Vous créez ou établissez tout document ou dossier à la demande des personnes auxquelles vous êtes rattachée. " Vous êtes en permanence solidaire et contribuez au meilleur fonctionnement avec l'ensemble des services de la structure. .. Vous renforcez les autres intervenants du secrétariat. • Interopérabilité : vous êtes en mesure prendre en compte, en subsidiarité avec la personne qui en est chargée et qui se trouverait indisponible, la gestion de dossiers stagiaires d'autres actions de formation en utilisant les outils informatiques paramétrés et en mettant en oeuvre les procédures établies. Profil • Avoir de la méthode et de l'organisation • Avoir une bonne mémoire . Attentif et rigoureux . Maîtriser les priorités • Etre autonome • Avoir la capacité d'anticipation • Avoir le sens de l'accueil et de l'aide • Avoir une bonne écoute • Avoir le sens de la collaboration développée Intégration Dès que possible Formation proposée Proposition faite dans le cadre d'un BTS Support à l'Action Managériale ou au BTS Gestion de la PME en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation par alternance en partenariat avec ESCCOM NICE
Expérience exigée : IND
Niveau d'étude souhaité : BAC

Salaire : Selon âge et diplômes

Contact

André POTAPOFF a.potapoff@ecole-esccom.com ESCCOM 0493851667
Référence de l'annonce : NA26
Offre d'emploi publiée le 30-07-2020