Urgent Assistant d'agence ( services à la personne) H/F

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Societe Présence Verte Services

Lieu 34000 Montpellier - Hérault

Contrat CDD Temps plein

Description du poste

Présence Verte Services est une association créée en 1966, spécialisée dans le service à domicile avec un savoir-faire reconnu. Nous offrons un accompagnement personnalisé aux personnes âgées et/ou fragilisées mais aussi aux personnes en situation de handicap en proposant une aide humaine et matérielle, grâce à notre panel de services. Les 3 grands pôles de services sont : Le maintien à domicile L'entretien de la maison L'enfance   Nous recherchons un/une assistant d' agence ( H/F) dans l'aide à domicile, en CDD , pour travailler sur notre agence  basée au Siège à Montpellier (34000). Venez rejoindre notre équipe de 4 personnes afin de : MISSIONS Vous devrez collaborer avec votre Responsable d'agence et les responsables de secteur dans le cadre des objectifs de l'Association afin d'assurer des activités d'assistance administrative. Gérer un standard téléphonique : garantir un accueil de qualité Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'agence Renseigner les prospects, les clients et les salariés   Orienter vers les bons interlocuteurs Gérer et dispatcher les messages reçus, via le logiciel prévu à cet effet. Gérer l'administratif de l'agence Répartir et assurer le traitement des informations liées à l'agence (appels téléphoniques, mails, courriers) ; Assurer le traitement du courrier (réception, enregistrement, affranchissement, envoi) ; Préparer divers courriers administratifs et mails, (notamment les réclamations clients, en lien avec le responsable) ; Préparer les dossiers administratifs des clients et des salariés ; Participer à l'organisation des Visites à Domicile :    - Planifier les rendez-vous avec les clients ou prospects ;   - Préparer les documents nécessaires : évaluation, fiche mission...     Préparation des réunions mensuelles : réservation de salles, impression  et classement des documents nécessaires... ; Gérer et contrôler les fiches de frais du personnel et les faire valider aux  responsables ; Traiter les régularisations en facturation et/ou en paie Réceptionner et faire signer les contrats de travail des salariés ; 3. Gestion des plannings Gérer les agendas des responsables de secteur de l'agence ; Participer à l'élaboration et à la mise à jour des plannings des intervenants à domicile :          * Saisir les réunions mensuelles ;          * Participer à la gestion des remplacements urgents (arrêt maladie, mutuelles...)          * Communiquer les changements de planification aux intervenants et aux   clients (envoi des fiches mission et des relevés d'activité) ;         * Contrôler et saisir les déplacements en fin de mois (kms   services, kms réunion...) Contrôler et gérer la télégestion des intervenants à domicile de l'agence Remettre aux salariés de l'agence les documents liés à l'embauche ; PROFIL ET COMPETENCES Sens de l'organisation Réactivité Bon relationnel Travail en équipe Bac à Bac +2 ( Ex : Assistante de Gestion Pme-Pmi / BTS SP3S ou BTS ESF). Expérience souhaitée d'un 6 Mois minimum sur un poste similaire, si possible dans le secteur des services (services à la personne ou agence d'intérim) Maîtrise informatique : Excel, Word, internet, SECTEUR GEOGRAPHIQUE Agence Montpellier Ouest POSTE Type de contrat : CDD de remplacement maladie avec possible renouvellement. Date de début : à définir entre le 12 et le 17 Aout 2020  idéalement Durée hebdomadaire du contrat : 36 h hebdo avec 6 JRTT Salaire : 1726.98 ? Brut profil débutant ou selon ancienneté ou diplôme de la Convention Collective du 21 mai 2010.  
Expérience exigée : IND
Niveau d'étude souhaité : IND

Salaire :

Référence de l'annonce : ROR153023
Offre d'emploi publiée le 31-07-2020