L'embauche du premier salarié implique de nouvelles obligations en matière de législation sociale (édition des bulletins de paie et des déclarations sociales, tenue d'un registre du personnel et d'un livre de paie, règlement des salaires…).
Cet article a pour objectif de vous aider à mener les démarches administratives avant l'arrivée de ce dernier dans votre société.

Le contrat de travail

En France, si vous n'établissez pas un contrat de travail, la législation considérera votre salarié comme étant en Contrat à Durée Indéterminée - CDI à temps plein.
Il est donc fortement conseiller d'établir un contrat de travail, ou au moins de faire signer à votre salarié une lettre d'engagement (ceci pour au moins formaliser la période d'essai, des clauses spécifiques…).
Concernant la conclusion d'un contrat à durée déterminée (CDD), elle n'est possible que pour l'exécution d'une tâche précise et temporaire et seulement dans les cas énumérés par la loi (notamment l'accroissement temporaire de l'activité) et doit obligatoirement faire l'objet d'un écrit.

Concernant la période d'essai, elle ne se présume pas, cela signifie que vous devez avoir un écrit signé par le salarié (contrat de travail, lettre d'engagement) l'informant de sa durée voire de la possibilité de son renouvellement.
De plus vous devez vous assurer que le contrat respecte votre convention collective, notamment pour la durée de la période d'essai.

La DPAE

Qu'est-ce que c'est ?

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) remplace la déclaration unique d'embauche (DUE). Très simple, cette formalité obligatoire avant toute embauche s'effectue en une seule fois auprès d'un seul interlocuteur, l'URSSAF.
Elle rassemble 6 formalités liées à l'embauche :
- la déclaration d'une première embauche,
- la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
- la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
- la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.
- la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Quand déclarer ?

La DPAE doit être logiquement effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié y compris la période d'essai.
Vous pouvez effectuer cette formalité en ligne sur le site : www.due.urssaf.fr

La visite médicale

Même si cette formalité est effectuée avec la DPAE, vous devez vous assurer qu'elle soit réalisée au plus tard, avant la fin de la période d'essai.

La mutuelle

Depuis 2016, tout employeur du secteur privé, entreprise et association, a l'obligation de proposer une mutuelle à ses salariés.
Vous devrez donc souscrire auprès d'un organisme de prévoyance une Mutuelle santé d'entreprise (regardez si votre convention collective ne préconise pas un organisme avec un contrat type).

L'édition des bulletins de paie et des déclarations sociales.

Chaque mois vous devrez établir un bulletin de paie et déclarer vos charges via la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
Pour cela vous pouvez voir avec une société spécialisée ou votre expert-comptable.

Pour vous aider dans ces démarches vous pouvez, sous certaines conditions, utiliser une des mesures de simplification en faveur des TPE : le Titre Emploi Service Entreprise (TESE).
Le TESE est un service mis en place par l'URSSAF et vous permet avec un seul document d'effectuer les formalités suivantes : la DPAE, la rédaction du contrat de travail, le calcul et le règlement des cotisations sociales, l'édition des bulletins de paie…
Pour en savoir plus sur le Titre Emploi Service : www.letese.urssaf.fr

Liens utiles

Pour plus d'informations sur la période d'essai : Site travail-emploi.gouv.fr - Période d'essai
Pour plus d'informations sur le CDD : Site travail-emploi.gouv.fr - CDD
Consulter gratuitement votre convention collective : Site legifrance.gouv.fr